パステルの菊地です。

今回もアナリティクスに関するものではありませんが、グーグルの検索に関することで、検索上位に表示されないスキャナーで取り込んだPDFファイルの簡単な圧縮方法について記事にしていきます。

前提として、マイクロソフトのオフィスなどのアプリケーションからエクスポートして作成したPDFファイルではなく、コピー複合機のスキャナーで、書類を取り込んでPDFファイルにした場合のデータになります。

通常、スキャナーで取り込んだPDFファイルは解像度が適切な設定にされているため、よほどの枚数でない限り、２０MBを超えるようなデータにはならないのですが、綺麗に取り込みたいと解像度をあげたりすると大きい容量のデータになってしまいます。

このような事例が発生するのは仕事の委託先から報告書をもらう際に、PDFファイルにしてもらう場合や担当者が変わった場合などに発生するように感じます。

委託先にスキャナーの解像度を適切な設定にしてもらって、再度送信してもらうのが早いケースもありますが、担当者が不在な場合や、すぐに顧客先へデータを送信しなくてはいけない時は、データを自ら圧縮した方が早い場合があります。

前置きが長くなりましたが、圧縮ツールなどを持っていない場合は、「PDF　圧縮」と検索して、上位に表示される圧縮方法を試そうとするのが一般的です。

グーグルの検索結果では、Adobeが提供するオンラインツールの圧縮サービスが無料で使用可能なため、こちらを使用することになるかと思います。

ただ、委託先から受け取った顧客に関するデータを顧客先にお渡しする場合、オンライン上にデータをアップロードして本当に問題ないのか？ということもあります。

また、最初の１回はアップロードして圧縮したファイルをダウンロードすることは制約なしに可能ですが、Adobeが「　最適な圧縮　」と強調する圧縮サイズで作成されたファイルは極端に圧縮されるため、文字つぶれが発生してしまうようです。

推定は6.4MBでしたが、実際は446.65KBでした。

再度、低圧縮でやり直しダウンロードしようとしたところ、今度はログインするように求められます。

ログイン状態後は１回はダウンロードができますが、３回目の圧縮をしようとするとサブスクリプションの購入をおすすめする広告がでて、当日は圧縮ができなくなります。

さて、長々と書いてきましたが、たとえメーカーのオンラインツールだとしても
・オンラインツールではセキュリティが心配だし、当日の使用回数制限がある問題。
・だからといってフリーソフトは会社のセキュリティ対策として問題。
・会社や顧客先に黙っていれば問題ないと考えて、フリーソフトで作成した
　PDFファイルのプロパティをみたらPDF変換に使用したツール名が記載されており問題。

結局のところ、問題が解決するどころか、セキュリティの問題につきまとわれるため、メーカーから発売されているソフトを購入しておくことが、ビジネス上必要だと思うかもしれません。

検索は有効な手段ですが、圧縮というワードが必要だと思い込むと陥る罠だとも感じます。

それでは検索上位にでてこないもっとも簡単な、上記のような事例のPDFファイルの圧縮方法は・・

実は「Microsoft Print to PDF」というWindows10に標準インストールされているPDFを書き出すためのプリンタードライバを使用すれば、簡単にできてしまいます。

方法も簡単で、該当のPDFファイルをいつものように開き、印刷を選択。
ポップアップされたサブウィンドウの印刷設定を「Microsoft Print to PDF」にして、「印刷」を選択するだけで、エクスプローラーが開いて、最適化されたPDFを保存することが可能です。

いろいろ試すなかで見つかった事例になります。
「PDF　圧縮」では検索上位に表示されない情報になりますので、共有しておきます。